Dates importantes:
11 septembre 2012: 90 jours avant la réunion. Annonce de la réunion par email du Président du CS et par une Circulaire CTOI du Secrétaire Exécutif.
11-octobre-2012: 60 jours avant la réunion. Date limite pour soumission au Secrétariat de commentaires sur l'ordre du jour provisoire par les participants.
12-octobre-2012: Circulation par le Secrétariat de l'ordre du jour provisoire révisé.
26-octobre-2012:  45 jours avant la réunion. Date limite de candidature au Fonds de Participation aux Réunions selon les Règles et procédures pour la gestion du Fonds de participation aux réunions de la CTOI.
10-novembre-2012:  30 jours avant la réunion. Date limite de notification de soumission de documents par les participants.
11-novembre-2012: Circulation par le Secrétariat de l'ordre du jour provisoire annoté.
25-novembre-2012: 15 jours avant la réunion. Date limite de soumission des document au Secrétariat par les participants, dont les Rapports Nationaux.
Note: tous les documents, essentiels pour le développement des recommandations potentielles par le CS, doivent être soumis au Secrétariat au plus tard 15 jours avant le début de la réunion du CS et publié sur le site de la CTOI. Si ces document n'étaient soumis 15 jours avant la réunion, les auteurs seront contactés par le Secrétariat et le Président du CS, afin de les informer de leur retard. Les documents ne nécessitant pas de décisions/recommandations peuvent être soumis avant la réunion et seront considérés comme documents d'informations
26-novembre-2012: Circulation par le Secrétariat de l'ordre du jour provisoire annoté révisé.
10-décembre-2012: Début du CS15, Victoria, Seychelles

L’article X.3 du Règlement intérieur de la CTOI stipule que « Le Comité scientifique est constitué de scientifiques; chaque membre de la Commission a le droit de désigner un représentant et, le cas échéant, un suppléant, qui doivent tous deux avoir les qualifications scientifiques requises et peuvent être accompagnés par des experts et conseillers. » Ainsi, chaque délégation devra, avant le début de la Session, faire parvenir au Secrétariat un pouvoir signé de l’autorité compétente indiquant qui participera à cette réunion, et à quel titre.